Лесен хотелски мениджмънт

Подробна информация и документация за обучение

Цели на Cloud-Rooms

Cloud-Rooms улеснява процеса на управление на хотели и други структури, предлагащи помещения под наем като дава възможност за извършване на резервации, издаване на фактури, комуникация, финансови функции, управление на почистването и мн.др. По-бърз, по-прост, по-точен и по-изгоден от всеки друг софтуер или даже от обикновените записки на хартия. Прегледно са представени всички съществени фактори и това Ви помага да взимате бързи и ефективни решения. За секунди имате достъп до всякаква информация. Кои стаи са резервирани? Кои са само резервирани и кои са потвърдени? Какво е платено? Кои фактури още не са платени? Кой е в хотела? Кой е на смяна? Кой се нуждае от нещо? Какво се е случило? Къде има проблем или нещо е счупено? Какво трябва да се почисти? Колко дълго трае почистването? Какъв е оборотът? От какво се нуждае даден клиент? Каква специална оферта е получил даден клиент? И още много други.

Какво може Cloud-Rooms

Cloud-Rooms управлява отдавани под наем единици като стаи на пансион или хотел, както и ваканционни апартаменти, семинарни зали, лодки и т.н. практически всичко, което трябва да се планира, резервира, потвърди и отчете във времето. Планиране, комуникация, управление на персонала, почистване са само някои от функциите, които предлага Cloud-Rooms. Достъпът е възможен от всяко място с интернет-връзка и от всички устройства - мобилен телефон, настолен компютър, таблет и т.н. Функционалност, простота и гъвкавост, както и непрекъсната достъпност са нашите приоритети. Под т. "функции" в менюто ще намерите прегледно изброени всички функции, които предлага Cloud-Rooms. Системата предлага контекстно-зависима помощ. В допълнение тук ще намерите детайлно описание, осигуряващо бързо навлизане в системата.

Вътрешна комуникация и информация

Комуникацията и информацията са съществени фактори във всяка организация, в която заедно работят няколко човека. Само e-mail не е достатъчен. Даже когато не съм на работно си място, трябва да знам какво и как се случва и от какво има нужда! С помощта на "чат между служителите" всеки от служителите може да изпраща по всяко време съобщения на всички останали или на конкретно лице, като хронологията на чата се запазва. Допълнителните функции "списък на проблемите" и "дневна информация" спомагат за ефективната и бърза комуникация.

External Information and Communication

Кой е нашият клиент? Бил ли е вече при нас? Какви са желанията му? Договорени ли са с него специални условия? Коя фирма е това? Какъв оборот прави? Имало ли е някакви проблеми? Тези и други подобни въпроси изискват бърз отговор... Имат ли всички служители тази информация? Ако използвате Cloud-Rooms ще имате всичко, което Ви е нужно.

Резервация, регистриране, отписване

Cloud-Rooms Ви предлага резервационен план с цветна схема, която Ви позволява веднага да разпознаете дали даден елемент от плана е предварителна резервация или потвърдена резервация, дали гостът се е регистрирал или отписал. В резервационния план също така можете да видите от пръв поглед какъв е статуса на дадена фактура като например дали същата ще бъде предадена на клиента при отписването му или ще бъде изпратена по електронна поща, дали вече е платена или фактурата липсва. Системата допълнително дава възможност за проверка на дадена резервация от второ лице и по този начин се минимизират грешките, допускани от служителите.

Разширени функции като например управление на ремонтите

Разширените функции на Cloud-Rooms непрекъснато се усъвършенстват и развиват. Водени от споделеното мнение на клиентите и постоянната ни връзка с тях създадохме много прости, но полезни функции. Например управлението на ремонтите, което Ви позволява да следите за развалени или дефектни артикули и тяхната навременна поправка или функцията за вкарване на важна информация в системата, която е достъпна за всички служители. Целта е всички бележки на хартия в офиса да станат излишни.

Индивидуална системна конфигурация

Можете да променяте настройките сами и не Ви е нужна помощ от техническо лице. Не Ви е нужен компютърен специалист и не се изисква да имате някакви специални компютърни познания. Системата предлага контекстно-зависима помощ. Всеки хотел е различен. Cloud-Rooms предлага безброй възможни настройки за индивидуална конфигурация на данъчните ставки, на бланката, в която се помества фактурата или на шаблона за електронни съобщения.

Потенциални данъчни икономии

Много от нашите клиенти плащаха твърде много данъци преди да започнат да позлват Cloud-Rooms - икономиите могат да бъдат значителни и дори могат да покрият разходите Ви за ползване на Cloud-Rooms. Много от хотелите, пансионите и други структури в Австрия, отдаващи помещения под наем, плащат ДДС върху туристическия данък, въпреки че не са задължени. При един средноголям хотел с 40 стаи всяка година се събират няколкостотин евро, платени в излишък. Cloud-Rooms изготвя фактурите така, че върху туристическите такси не се начислява ДДС и по този начин в много от случаите се самофинансира!

Поддръжка и помощ

В месечната такса е включена поддръжка на цялата техническа инфраструктура, както и резервен сървър. За повече информация можете да ни пишете по всяко време на office@zimmersoftware.at. Освен това сме на разположение 24 часа, 7 дни в семицата на телефонен номер +43 67761261330.

Schulungsunterlagen.zip

Технология

Cloud-Rooms използва доказани технологии. За по-голяма функционалност и добри експлоатационни качества дизайн-елементите са решени в лек стил. Приоритет на Cloud-Rooms са функционалността и бързината.

Защита срещу неизправности и надеждност

Сривала ли Ви се е някога компютърната система? Ако сте инсталирали резервационната си система на компютъра, може да минат часове докато се намерят резервни части и компютъра Ви отново работи - а това се случва винаги в най-неподходящото време. Cloud-Rooms се поддържа от два независими един от друг сървъра в Германия (Кьолн) и Австрия (Линц). Сървърите ни се обслужват от специлисти 24 часа в денонощието и в случай на проблем при един от тях, другият автоматично поема обслужването на системата ни. Cloud-Rooms Ви застрахова не само в случай на срив на софтуера, но и срещу всякакви други повреди - срив на интернет-връзката, природни катастрофи наводнения и др.

Интернет-връзка

За да можете да ползвате Cloud-Rooms Ви е нужна интернет-връзка. В днешни дни интернет има почти навсякъде. Cloud-Rooms може да се ползва както от мобилния телефон, така и от таблета, които трябва да са свързани с интернет. При наличието на различни мобилни и интернет-оператори улеснява достъпа до системата ни. Въпреки всичко е възможно интернет-връзката може да прекъсне, мобилният телефон да не е зареден или да нямате достъп до интернет. За да се осигури функционалността на системата и в случай на липса на интернет-връзка предлагаме допълнително възможността за изпращане на копие на данните по електронна поща, което може да се изплозва в случай на нужда.

Сигурност на данните

С Cloud-Rooms винаги имате достъп до Вашите данни. ПО всяко време можете да свалите копие на данните си в csv формат. Даннните Ви за достъп и данните за достъп на служителите са строго конфиденциални и не бива да се дават на чужди лица. Моля съхранявайте данните си за достъп на сигурно място и изтривайте веднага потребителските лица, които не би трябвало да имат вече достъп до данните. Всички данни се обработват в съответствие със Закона за защита на личните данни.

Обучение

Следните документи са организирани в категории (напр. "отписване и фактура") и в тях се описва всяка стъпка.

Schulungsunterlagen.zip

Анализ на място

В случай на нужда се предлага анализ на място. В тази връзка можете да ни пишете на е-mail office@zimmersoftware.at. В повечето случаи този анализ не е нужен, ако съблюдавате следното:

Инфраструктура: за да ползвате софтуера се нуждаете само от интернет-достъп; за оптималното ползване на системата по отношение на почистването на помещенията се препоръчва безжична връзка с интернет и по възможност да оборудвате сътрудниците си с таблети, ако те не разполагат със смартфони.

- обърнете внимание на помощните полета в системата (отбелязани с ?) и по възможност създайте отделен профил за ползване на системата за всеки от сътрудниците Ви.

- структурирайте работния процес и се възползвайте от възможностите на системата, които предлага, напр. всички данни за госта би трябало да са въведени в системата и по този начин регистрационният формуляр се създава автоматично. Ползвайте чат-системата за даване на указания и вписване на проблеми.

Качване на данни

Възможно е качването да данни в софтуера, като всички предишни версии се запазват и може да се проследи кой какво е качвал.

Индивидуално програмиране

Ако са Ви нужни специални функции, можем да Ви предложим и индивидуално програмиране. Софтуерът подлежи на непрекъснато развитие и подобрение.